Proveedor de servicios de aseo general oficina Barranquilla

FUNDACIÓN HIAS COLOMBIA

Términos de Referencia

En HIAS apoyamos a las personas refugiadas y migrantes para que construyan una nueva vida y se reúnan con sus familiares en condiciones de seguridad y libertad. En Colombia estamos desde el año 2019 desarrollando programas que buscan cumplir los objetivos de HIAS. Actualmente, nuestras oficinas se encuentran en Arauca, Barranquilla, Bogotá, Cali, Cúcuta, Ipiales, Necoclí, Ocaña, Pasto, Pereira, Popayán y Saravena; y tenemos presencia en Cartagena, Medellín y Turbo.

TÉRMINOS DE REFERENCIA

Proveedor de servicios de aseo general oficina Barranquilla

Objetivo

Contratar una empresa prestadora de servicios de aseo de oficina, en la ciudad de Barranquilla, para la FUNDACION HIAS COLOMBIA, teniendo en cuenta las características propias de la entidad y los principios internacionalmente aceptados para organizaciones sin fines de lucro internacionales y de acuerdo con los lineamientos que establecen los organismos de control locales.

Fecha de publicación

Viernes 28 de junio del 2024

Fecha límite de envío de preguntas

Viernes 5 de julio del 2024

Fecha límite de respuesta

Martes 9 de julio del 2024

Fecha límite de envío de propuestas

Domingo 14 de julio del 2024

A.Descripción Técnica

A continuación, se especifican las características del bien/servicio que se espera adquirir:

A.1. Características del servicio que se espera adquirir:

Solicitud de una persona que preste el servicio de aseo y cafetería medio tiempo, cuatro (4) horas de lunes a viernes, no incluyen domingos ni festivos, a partir del 11 de agosto de 2024.

El personal encargado de la limpieza tiene como responsabilidad la limpieza y desinfección de superficies, incluyendo pisos, mesas, escritorios, ventanas, y otras áreas de trabajo o de acceso público.

Entre otras responsabilidades; recoger y disponer adecuadamente de los desechos y basura, asegurándose de seguir los procedimientos adecuados de manejo de residuos y reciclaje.

El lugar en el que se prestará el servicio de aseo es en el municipio de Barranquilla, Barrio Prado Cra. 59 # 64-64.

La duración del contrato será hasta el treinta y uno (31) de enero 2025, con posibilidad de ampliación de acuerdo con el servicio prestado.

A.2. Competencias por parte de los trabajadores asignados:

Tener los conocimientos básicos de productos y técnicas de limpieza.

Capacidad de organizar su tiempo y recursos de manera efectiva.

Atención al detalle para garantizar que todas las áreas asignadas estén limpias.

Respeto por la confidencialidad.

Comunicación efectiva con otros miembros del personal.

Adaptabilidad a diferentes entornos, situaciones y personas.

Trabajo en equipo.

Iniciativa.

A.3. Obligaciones del proveedor:

Es fundamental la legalidad en la contratación de empleados, la empresa proveedora debe cumplir con las leyes laborales y que todos sus empleados estén debidamente contratados. Esto garantiza la calidad y legalidad de los servicios prestados.

La empresa prestadora de servicio de aseo debe inscribir a sus trabajadores en el sistema de seguridad social. Esto incluye la afiliación a la salud, pensión y riesgos laborales. La empresa debe pagar una contribución a la seguridad social para cada empleado, calculada sobre el salario mensual.

Los trabajadores de la empresa de servicio de aseo en Colombia tienen derecho a recibir prestaciones sociales. Estas prestaciones incluyen vacaciones, prima de servicios, cesantías y un auxilio de transporte.

La empresa debe enviar las planillas de seguridad social y pagos de ARL de las personas que estén prestando el servicio, de forma mensual al contratante.

Dotación legal de empleados: es de carácter obligatorio que los empleados cuenten con la dotación legal necesaria para realizar sus funciones. Esto debe incluir uniformes tres veces al año como dos (2) camisas y dos (2) pantalones anti fluidos y un par zapatos antideslizantes cada dotación, así como herramientas de trabajo y cualquier otro elemento necesario para desempeñar sus tareas de manera adecuada.

El contrato debe especificar la duración del contrato, el salario, los beneficios y cualquier otra información relevante.

B.Características de la propuesta

B.1 Documentos para presentar:

1. Propuesta económica de los honorarios mensuales.

2. Propuesta de valor en la prestación del servicio.

2. RUT actualizado 2024.

B.2 Requisitos proponente:

Empresa de aseo con más de 5 años de experiencia comprobada en el sector.

B.3 Presentación de las propuestas

Las propuestas deberán registrarse en la plataforma de en el enlace que referencia esta convocatoria. Es importante tener en cuenta diligenciar los datos básicos solicitados y adjuntar los documentos requeridos. Existen 3 espacios para subir 1 documento en cada uno de ellos. Por favor tener presente:

Espacio de CV - Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb de: (Adjuntar propuesta económica)

Espacio de Cover Letter - Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb de: (Adjuntar propuesta de valor en la prestación del servicio)

Espacio de Additional Files - Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb con los demás documentos requeridos. (Adjuntar RUT actualizado)

Las preguntas relacionadas con preguntas, dudas o comentarios adicionales a la información brindada en estos términos deberán ser enviadas a los correos:,, .

B.4 Contratación

Estos términos de referencia y la información presentada por el contratista se establecerán como base para la firma del contrato por prestación de servicios, el cual contendrá las obligaciones de cada una de las partes e implicaciones de ley.

B.5 Pago

La Fundación HIAS Colombia, se comprometerá a pagar el valor correspondiente a los honorarios de acuerdo con lo presentado por el contratista y aprobado por el comité de evaluación de los contratistas. Manejamos como política de pago un plazo máximo de 30 días calendario posterior a recepción a conformidad de los productos, cuentas de cobro y/o factura(s). Del valor del contrato se harán todos los descuentos de la ley colombiana para el tipo de adquisición contratada.

B.6 Claridades de las propuestas

La Fundación HIAS Colombia, en los casos en que sea necesario, solicitará claridad de la documentación presentada por los contratistas siempre y cuando esta solicitud no vaya en detrimento de la competencia leal entre los contratistas siempre y cuando esta solicitud no vaya en detrimento de la competencia leal entre los contratistas presentados o las aclaraciones no impliquen cambios sustanciales en estos documentos, garantizando asi una evaluación equitativa como lo estipula nuestra politica de adquisición.

B.7 Documentos legales para presentar posterior a la selección de la empresa:

RUT / actividad económica acorde al objeto del presente.

Cámara de comercio (si aplica).

Documento de identidad del Representante legal o de la persona natural.

Certificación bancaria (deberá coincidir con la razón social del RUT).

La Fundación HIAS Colombia aclara que la publicación del presente documento no constituye obligación para la continuidad del proceso, el cual en cualquier momento podrá ser suspendido, modificado o cancelado